Fra regneark til medlemssystem: sådan flytter I medlemmerne
Et regneark fungerer fint, til flere i bestyrelsen skal bruge det, og betalinger skal følges. Sådan flytter I medlemslisten over i et medlemssystem uden at miste noget.
Når regnearket ikke slår til
Typiske tegn er flere versioner af den samme liste, betalinger der følges et andet sted, og medlemslister sendt rundt på mail. Et medlemssystem samler det ét sted med adgang efter rolle.
Ryd op i listen først
Jo pænere listen er, jo lettere er importen. Brug en time på at gennemgå den, før I flytter den.
- Én række pr. medlem og én kolonne pr. oplysning
- Overskrifter i første række
- Datoer skrevet ens i hele kolonnen
- Dubletter og gamle udmeldte fjernet
Gem som CSV
De fleste systemer importerer CSV-filer. I Excel vælger I Filer → Gem som → CSV UTF-8, så æ, ø og å kommer korrekt med. I Google Sheets vælger I Filer → Download → CSV.
Importér og tjek resultatet
Kontrollér, at hver kolonne bliver til det rigtige felt, og se medlemmerne igennem, før noget gemmes. Beslut, om medlemsnumrene skal følge med, og hvad der skal ske med medlemmer, der allerede findes.
Sådan gør I i NemForening
Vælg CSV-filen under Medlemmer → Importér. NemForening foreslår, hvad hver kolonne skal blive til, viser medlemmerne før import og markerer rækker med fejl. Vælg, om numrene fra filen skal beholdes, og om eksisterende medlemmer skal springes over eller opdateres. Har foreningen faste MobilePay-aftaler i et andet system, fx ForeningLet, kan de flyttes uden dobbelt opkrævning.
Klar til at komme i gang?
Opret jeres forening på et par minutter. Har I spørgsmål først, så skriv til os.