Indkaldelse til generalforsamling: det skal den indeholde
Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed. Her er, hvad indkaldelsen skal indeholde, en typisk dagsorden, og hvad bestyrelsen skal huske bagefter.
Start med vedtægterne
Der er ingen lov, der fastlægger, hvordan en almindelig frivillig forening skal indkalde. Det står i foreningens vedtægter: hvor lang tids varsel der skal gives, hvordan indkaldelsen sendes, og hvem der har stemmeret. Følg dem præcist; en forkert indkaldelse kan gøre beslutningerne ugyldige.
- Varsel: hvor mange uger før
- Form: e-mail, hjemmeside, opslag eller brev
- Stemmeret: fx kun medlemmer, der har betalt kontingent
- Om der må stemmes med fuldmagt
Det skal indkaldelsen indeholde
Skriv tid og sted, dagsordenen og fristen for at sende forslag. Nævn, hvilke bestyrelsesposter der er på valg, og hvordan man stiller op. Skal vedtægterne ændres, så send forslaget med, så medlemmerne kan læse det før mødet.
En typisk dagsorden
Dagsordenen står ofte i vedtægterne. Mange foreninger bruger denne rækkefølge:
- Valg af dirigent og referent
- Bestyrelsens beretning
- Regnskab til godkendelse
- Budget og kontingent
- Indkomne forslag
- Valg til bestyrelse og suppleanter
- Valg af revisor
- Eventuelt
Efter generalforsamlingen
Skriv et referat med beslutninger og valg, og lad dirigenten underskrive det, hvis vedtægterne kræver det. Del referatet med medlemmerne, og gem det sammen med vedtægterne. Har foreningen et CVR-nummer, så opdatér oplysningerne om bestyrelsen på virk.dk.
Sådan gør I i NemForening
Send indkaldelsen på e-mail til alle medlemmer eller et udvalg, med flettefelter og fuld historik over, hvem der har fået den. Læg generalforsamlingen i programmet, hvis medlemmerne skal tilmelde sig, og gem referat og vedtægter i arkivets mapper.
Klar til at komme i gang?
Opret jeres forening på et par minutter. Har I spørgsmål først, så skriv til os.